एलआईसी एजेंट के लिए कागज रहित कार्य प्रणाली

एलआईसी एजेंट के लिए कागज रहित कार्य प्रणाली

दुनिया भर में समय-समय पर जरूरत के हिसाब से बदलाव को स्वीकार किया गया है। पेपरलेस ऑफिस सिस्टम भी एक ऐसा बदलाव है, जिसकी मदद से किसी दस्तावेज को सुरक्षित रखने के लिए उसे डिजिटल रूप में बदला जाता है।

ऐसा करने से किसी भी दस्तावेज को सेव करने के लिए जगह की जरूरत नहीं होती और किसी भी तरह के दस्तावेज को आसानी से खोजा जा सकता है। यह एक ऐसा कारण है, जिसकी वजह से आज पूरी दुनिया अपने महत्वपूर्ण दस्तावेजों को डिजिटल रूप में परिवर्तित कर रही है।

जीवन बीमा बाजार के इस लेख की सहायता से हम जानेंगे कि जीवन बीमा एजेंट या जीवन बीमा विकास अधिकारी अपने आवश्यक दस्तावेजों को डिजिटल रूप में परिवर्तित करके इसका लाभ कैसे प्राप्त कर सकता है? तो अगर आप जीवन बीमा व्यवसाय से जुड़े हैं, तो आपको यह लेख अवश्य पढ़ना चाहिए।

पेपरलेस सिस्टम के फायदे-

अक्सर हम अपने महत्वपूर्ण दस्तावेजों को बहुत संभाल कर रखते हैं, ताकि जरूरत पड़ने पर हम उन्हें आसानी से एक्सेस कर सकें। अगर किसी कारण से हमारे महत्वपूर्ण दस्तावेज गुम हो जाते हैं। तब हमें बड़ी मुसीबतों का सामना करना पड़ता है।

ऐसे में पेपरलेस सिस्टम हमारे इस काम को बहुत आसान बना देता है। आप अपने दस्तावेज़ों को किसी भी सुरक्षित डिजिटल प्लेटफ़ॉर्म पर सहेज सकते हैं। आप चाहें तो अपने दस्तावेज़ों को स्कैन करके या उसकी फ़ोटो लेकर किसी फिजिकल हार्ड ड्राइव में सहेज भी सकते हैं। 

जब आपके दस्तावेज़ ऑनलाइन या ऑफलाइन (हार्ड ड्राइव) सहेजे जाते हैं। फिर जब भी आपको इसकी आवश्यकता हो, आप इसे ईमेल या सोशल मीडिया के माध्यम से आसानी से आवश्यक स्थानों पर साझा कर सकते हैं या इसे डाउनलोड करके उपयोग कर सकते हैं।

जब आपके दस्तावेज़ डिजिटल रूप में सुरक्षित हों। तब उनके खोने की संभावना न के बराबर हो जाती है। आपको केवल यह ध्यान रखने की आवश्यकता है कि यदि आपने अपने दस्तावेज़ों को एक सुरक्षित ऑनलाइन प्लेटफ़ॉर्म पर सहेजा है। तो आपका ऑनलाइन खाता और उसका पासवर्ड बहुत सुरक्षित होना चाहिए और यदि आपने अपने दस्तावेज़ किसी फिजिकल हार्ड ड्राइव में सहेजे हैं। तब आपको अपनी हार्ड ड्राइव को क्रैश होने से बचाना होता है।

पेपरलेस ऑफिस सिस्टम के लिए क्या करना होता है -

अगर आप पेपरलेस सिस्टम का इस्तेमाल करना चाहते हैं। फिर इसके लिए आपको अपने सभी जरूरी दस्तावेजों को स्कैन करना चाहिए या आप अपने दस्तावेजों की अच्छी गुणवत्ता में फोटो भी ले सकते हैं। ऐसा करते समय आपको इस बात का ध्यान रखना होगा कि आपके दस्तावेज़ों की सभी सामग्री स्पष्ट रूप से दिखाई दे रही हो।

एक बार आपका यह कार्य पूरा हो जाए। फिर आपको अपने दस्तावेज़ों को उनके उचित नामों से सहेजना चाहिए। ताकि जरूरत पड़ने पर आप उन दस्तावेजों को आसानी से ढूंढ सकें।

अब जब आपने अपने दस्तावेज़ों का नामकरण पूरा कर लिया है। फिर आपको अपने सभी दस्तावेज़ों को विभिन्न श्रेणियों के अनुसार विभाजित करना चाहिए और प्रत्येक श्रेणी के लिए अलग-अलग फ़ोल्डर बनाना चाहिए।

संबंधित दस्तावेज़ों की छवियों को उस फ़ोल्डर में सहेजें। अब जबकि ये सभी फोल्डर पूरे हो गए हैं। फिर आपको इन सभी फोल्डर को एक सुरक्षित ऑनलाइन प्लेटफॉर्म पर अपलोड करना होगा।

यहां हमारी राय यह भी होगी कि आप इन दस्तावेजों को किसी हार्ड ड्राइव में भी रखें। अब आपके सभी दस्तावेज़ डिजिटल रूप से परिवर्तित हो गए हैं। इसे आप अपनी जरूरत के हिसाब से इस्तेमाल कर सकते हैं।

Social Media For LIC Agent

जीवन बीमा एजेंट के लिए क्यों जरुरी है पेपरलेस सिस्टम -

जीवन बीमा अभिकर्ता नया बीमा कराते समय अपने ग्राहकों के दस्तावेज प्राप्त करता है। इन दस्तावेजों में महत्वपूर्ण दस्तावेज जैसे निवास प्रमाण, फोटो प्रमाण, आयु प्रमाण, आय प्रमाण पत्र आदि शामिल हैं। एक बार नया बीमा पंजीकृत होने के बाद, एजेंट के पास कोई दस्तावेज नहीं बचता है।

एक जीवन बीमा अभिकर्ता अपने व्यवसाय को सफल बनाने के लिए बीमा सेवा से संबंधित विभिन्न कार्य करता है। उदाहरण के लिए, यदि आपका कोई पुराना ग्राहक फिर से नई पॉलिसी के लिए अपनी इच्छा व्यक्त करता है। फिर अभिकर्ता को उस ग्राहक की पुरानी पॉलिसी में दी गई जानकारी का पता होना आवश्यक होता है। 

अब अगर उस अभिकर्ता के पास ग्राहक की पुरानी पॉलिसी की जानकारी उपलब्ध नहीं है। फिर बहुत अधिक संभावना हो जाती है कि नया बीमा बेचते समय ग्राहक के नए प्रस्ताव फॉर्म में गलत जानकारी भर दी जाये। 

उदाहरण के लिए - बीमा पॉलिसी बेचते समय परिवार के इतिहास का विवरण देना होता है। इस विवरण में परिवार के सभी सदस्यों की उम्र एवं स्वास्थ की जानकारी प्रस्तुत की जाती है। 

ऐसे में पुरानी पॉलिसी बेचते समय, परिवार के सदस्यों की उम्र क्या दी जाती है, यदि इसकी सटीक जानकारी अभिकर्ता के पास नहीं होती है। तब इसकी बहुत अधिक संभावना हो जाती है कि नई पॉलिसी में परिवार के सदस्यों की उम्र का अंतर हो जाता है।

इसी तरह ग्राहक की नाप और कई अन्य जरूरी काम किए जाते हैं। जो एजेंट के लिए जानना बहुत जरूरी है। आम तौर पर, एक जीवन बीमा एजेंट इन चीजों को सुरक्षित करने के लिए एक मोटी-मोटी फाइलों में ग्राहक का डाटा तैयार करता है या ग्राहक के दस्तावेजों की फोटोस्टेट करके अपने पास रखता है।

अब जीवन बीमा अभिकर्ता को इन दस्तावेजों को दीमक, कीड़ों और बारिश की नमी से बचाने के लिए काफी मशक्कत करनी पड़ती है। कई बार ऐसा भी देखा गया है कि जरूरत पड़ने पर महत्वपूर्ण दस्तावेज गुम हो जाते हैं।

ऐसे में अगर कोई अभिकर्ता पेपरलेस सिस्टम के आधार पर इन दस्तावेजों को सुरक्षित रखता है. तब वह उपरोक्त सभी परेशानियों से बच जाता है और आवश्यकता पड़ने पर किसी भी प्रकार के दस्तावेज़ को आसानी से ढूंढ सकता है।

कागज रहित कार्य प्रणाली ऐसे शुरू करें-

हमें यकीन है कि अब आप पेपरलेस सिस्टम से अवगत हो गए हैं और यदि आप एक जीवन बीमा अभिकर्ता हैं, तो आप सोच रहे होंगे कि आप अपने व्यवसाय को बेहतर बनाने के लिए पेपरलेस सिस्टम का उपयोग कैसे कर सकते हैं?

आप यह भी जानना चाहेंगे कि वह कौन सी वेबसाइट है, जिसकी मदद से आप अपने लिए पेपरलेस सिस्टम को फ्री में इस्तेमाल कर सकते हैं? तो आपकी जरूरत को ध्यान में रखते हुए हम यहां एक वीडियो पेश कर रहे हैं। इस वीडियो में पेपरलेस सिस्टम के बारे में पूरी जानकारी प्रस्तुत की जा रही है।

हमारी राय यही होगी कि आप इस वीडियो को ध्यान से देखें और उसके बाद इस वीडियो में बताए गए तरीके को अपनाकर अपने लिए पेपरलेस सिस्टम शुरू करें-