जीवन बीमा मैनेजमेंट कोर्स

जीवन बीमा बाजार के आज के इस लेख में हम एजेंट डॉक्यूमेंट मैनेजर के बारे जानकारी प्राप्त करेंगे। एजेंट डॉक्यूमेंट मैनेजर एक ऐसा डिजिटल प्लेटफार्म है जहा पर आप फ्री में अपने ग्राहकों के दस्तावेजों को व्यवस्थित रख सकते हैं और जरुरत पड़ने पर आप इसका उपयोग कर सकते हैं। तो चलिए, इसके बारे में विस्तार से जानते हैं

एजेंट डॉक्यूमेंट मैनेजर क्या होता है-

ऐसा कोई भी डिजिटल प्लेटफार्म जहाँ आप अपने महत्वपूर्ण दस्तावेजों को सुरक्षित रख सकते हों, उसे डॉक्यूमेंट मैनेजर कहा जाता है। अब अगर एक जीवन बीमा एजेंट अपने ग्राहकों के दस्तवेजो को किसी डिजिटल प्लेटफार्म पर सुरक्षित करता है तो ऐसे सिस्टम को एजेंट डॉक्यूमेंट मैनेजर के नाम से जाना जाता है।

पॉलिसीधारकों के दस्तावेज क्यों रखना चाहिए-

जब आप एक नई जीवन बीमा पॉलिसी बेचते हैं, तो आपको पॉलिसी बेचने से लेकर पॉलिसी के अंतिम भुगतान तक कई प्रकार के पॉलिसी सर्विसिंग कार्य करने होते हैं। इन कार्यों को करने के लिए आपको अपने ग्राहकों के विभिन्न प्रकार के दस्तावेजों की आवश्यकता होती है जैसे फोटो, फोटो पहचान पत्र, निवास प्रमाण पत्र आदि।

अब अगर आपके पास ग्राहक के दस्तावेज़ हैं तो आप आसानी से अपने ग्राहक का काम कर सकते हैं। अन्यथा आपको ग्राहक के घर जाकर उसके दस्तावेज लेने होंगे। इसलिए, यदि आप अपने ग्राहकों के दस्तावेज़ सुरक्षित रखते हैं तो आप अपने ग्राहकों को तेज़ सेवाएँ प्रदान करने में सफल होते हैं।

जीवन बीमा पालिसी विक्री के उपरांत आपको कई मौको पर आपके बीमाधारक के दस्तावेजों की जरुरत होती है। उदाहरण के लिए मान लीजिए कि आप अपने किसी पुराने बीमाधारक को एक बार फिर से जीवन बीमा पॉलिसी बेचने की योजना बना रहे हैं। तो आपको यह पता होगा कि नई जीवन बीमा पॉलिसी बेचने के लिए आपको प्रपोजल फॉर्म भरना होगा।

प्रपोजल फॉर्म में फॅमिली हिस्ट्री लिखनी होती है, इसके अतिरिक्त पॉलिसीधारक का हाइट-वेट, पहचान चिन्ह इत्यादि जैसी जानकारी भी देनी होती है। अब अगर आपने ग्राहक को 3 से 4 साल पहले जीवन बीमा पालिसी बेचीं थी। तो आज आप ग्राहक के बारे में इन जानकारियों को सही सही कैसे लिख पाएंगे?

मान लीजिये कि आपने ग्राहक का पॉलिसी बांड अपने शाखा कार्यालय से प्राप्त कर लिया है और आप अपने ग्राहक के पॉलिसी बांड को ग्राहक को दे देते हैं। लेकिन कुछ दिनों के बाद ग्राहक यह बोलता है कि आपने ग्राहक को उसका पॉलिसी बांड नहीं दिया है, तब आप क्या करेंगे?

मान लीजिये कि किसी कारण-वश आपने ग्राहक का पॉलिसी बांड, एलआईसी के शाखा कार्यालय में जमा किया है और उसकी रिसीविंग आपने ग्राहक को दे दी है। लेकिन ग्राहक इससे इंकार कर रहा है कि आपने ग्राहक को कोई रिसीविंग दी है और एलआईसी के शाखा कार्यालय में बांड नहीं मिल पा रहा है, अब आप क्या कीजियेगा?

ऐसे ही कई महत्वपूर्ण कारण होते हैं, जिसकी वजह से एजेंट को उनके ग्राहकों के दस्तावेजों को सुरक्षित रखना जरुरी हो जाता है।

किस प्रकार के दस्तावेज़ रखने होंगे-

जीवन बीमा एजेंट को ग्राहकों के दस्तावेजों की जरूरत मुख्य रूप से दो वजहों से होती है। पहली वजह - ग्राहक को नई बीमा पॉलिसी बेचना हो अथवा पालिसी सर्विसिंग से सम्बंधित कार्य करना हो। दूसरी वजह- विभिन्न प्रकार के दस्तावेजों के हस्तानांतरण में यह प्रमाणित करना हो कि ग्राहक के मूल दस्तावेज किस व्यक्ति के पास हैं?

तो अगर आप एक जीवन बीमा एजेंट हैं तो आपको अपने ग्राहकों के निम्नलिखित दस्तावेजों को सुरक्षित रखा चाहिए-

ग्राहक के प्रपोजल फॉर्म की मास्टर डाटा फाइल
ग्राहक की फोटो
ग्राहक का फोटो पहचान पत्र
ग्राहक का निवास प्रमाण पत्र
ग्राहक का आय प्रमाण पत्र
ग्राहक का आयु प्रमाण पत्र
ग्राहक का पालिसी बांड
ग्राहक के पहली प्रीमियम की रसीद
दस्तावेजों के हस्तानांतरण के समय प्राप्त रिसीविंग

दस्तावेजों के संदर्भ में कानूनी पक्ष:

इससे पहले की आप अपने ग्राहकों के विभिन्न प्रकार के महत्वपूर्ण दस्तावेजों को सुरक्षित रखें, आपको इस संदर्भ के कानूनी नियमों को जानना बेहद जरुरी है। हमारी जानकारी के अनुसार, आप किसी भी ग्राहक के दस्तावेज बिना ग्राहक के सहमति के अपने पास सुरक्षित नहीं कर सकते हैं।

इसके अतिरिक्त, अगर आप अपने ग्राहकों के महत्वपूर्ण दस्तावेजों को अपने पास सुरक्षित करते हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि किसी भी प्रकार से ग्राहकों के दस्तावेजों को मिस यूज़ न हो।

इसलिए आपके लिए हमारा सुझाव होगा कि नए बीमा के लिए प्रपोजल फॉर्म भरते समय आप अपने ग्राहकों को बता दें कि उनके दस्तावेज आपके पास सुरक्षित रहेंगे। यदि आपको इस संबंध में ग्राहक का सहमति पत्र मिल जाए तो यह आपके लिए अच्छा होगा।

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26 April 2024